Gyakran ismételt kérdések
Hogyan tudom bejelenteni a NAV-nak az eBIZ számlázó programot?
2021. január 4-től megszűnt a számlázó programok bejelentési kötelezettsége, ezért ezzel kapcsolatban nincs semmilyen teendőd.
Hány céget regisztrálhatok az eBIZ-be?
Akárhány céget hozzáadhatsz a profilodhoz, nincs felső korlát. A Cégválasztó menüből tudod kiválasztani, hogy éppen melyik vállalkozásoddal kívánsz dolgozni. Így egyetlen profil alatt több cég pénzügyeit és számlázását is kezelheted.
A kötelező adóhatósági NAV ellenőrzési adatszolgáltatást tudja a program?
Természetesen igen, az eBIZ rendszer megfelel az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatásról szóló törvényi előírásoknak.
A NAV kapcsolat beállítása után az eBIZben kiállított számlák adatait automatikusan továbbítjuk a NAV-nak, amennyiben az adott számla a törvény hatálya alá tartozik.
Az adóhatósági ellenőrzéshez szükséges xml file-t néhány kattintással le lehet tölteni az eBIZ-ből a Beállításaim/NAV menüponton belül a NAV számla exportra kattintva. Amint a lekérés befejeződött, az Értesítéseim mappában megjelenik az erről szóló üzenet, innen két kattintással a felhasználó számítógépére menthető az xml file.
Fontos, hogy mivel mindig a számlázónak kell biztosítania az adatszolgáltatást a számlakiállítás pillanatában, ezért az adatszolgáltatás kizárólag az eBIZ-ből kiállított számlák esetében történik meg. A feltöltött, más számlázóból vagy számlatömbből kiállított számlák esetében nem történik adatszolgáltatás.
Tudom-e használni az eBIZ-t akkor is, ha nincs folyószámlám az OTP Banknál?
Igen, hozzáadhatod a cégedet OTP Banknál vezetett folyószámla nélkül is. Ez esetben csökkentett funkcionalitáshoz férsz hozzá: feltöltheted a szállítói számláidat, kiállíthatsz hagyományos papír számlát, de banki tranzakciókat nem látsz, illetve nem tudsz utalást indítani – tehát a banki funkciókat nem tudod használni.
Mi a teendő, ha nincs OTPdirekt szerződésem? Használhatom az eBIZ-t enélkül is?
Az összes funkció eléréséhez mindenképpen szükség van egy OTPdirekt szerződésre, de ha összekötöd a profilodat a NAV online rendszerével, csökkentett funkcionalitással ugyan, de használhatod az eBIZ-t. Feltöltheted a szállítói számláidat, kiállíthatsz hagyományos papír alapú számlát, de banki tranzakciókat nem látsz, illetve nem tudsz utalást indítani – tehát a banki funkciókat nem tudod használni
Mindez akkor is igaz, ha már rendelkezel OTP folyószámlával: amennyiben szeretnéd a legtöbbet kihasználni az eBIZ-ből, kérjük, fáradj be a legközelebbi OTP bankfiókba, hogy megköthessük a szerződést!
Mit tegyek, ha a regisztrációkor a cégemet nem találom a legördülő listában?
Ha a céged nevének gépelése közben nem jelenik meg a megfelelő találat, a cégnév mezőbe az adószámodat is beírhatod, vagy begépelheted vállalkozásod pontos adatait.
A megváltozott cégadataimat milyen módon tudom átvezetni a programba?
A lenyíló főmenüben a CÉGEM / CÉGADATOK menüt válaszd ki, majd a szerkesztésre kattintás után tudod módosítani illetve kiegészíteni céged adatait.
Hogyan tudok felvinni az eBIZ-be nem OTP Bank-os folyószámlát?
A CÉGEM / BANKSZÁMLÁK menüben más banki folyószámlát megadhatsz, majd később kiválaszthatod számlakiállítás során. Mivel az ilyen bankszámlák nem aktív státuszúak, így tranzakciós történetük és egyenlegük nem frissül.
Szeretném ajánlani az eBIZ-t üzleti partnereimnek. Hogy hívjam meg őket?
Az eBIZ-ben rögzített vevőidet és szállítóidat a PARTNEREIM menüpontban szereplő partnerlistából közvetlenül is meg tudod hívni az eBIZ-be.
Elfelejtettem a jelszavamat. Mit tegyek?
A Bejelentkezési oldalon található Belépés blokk alatt, az Elfelejtett jelszó gombra kattintva igényelhetsz új jelszót, amelyet a regisztráció során általad megadott e-mail címre fogunk elküldeni.
Miként hívhatom meg munkatársaimat a rendszerbe?
Ha bankkapcsolattal rendelkezik már a vállalkozásod, azaz összekötötted az eBIZ fiókot az OTP Bank számlavezető rendszerével, korlátlan számú munkatársat hívhatsz meg – amennyiben erre felhasználóként kaptál jogosultságot (sok helyen ez biztonsági okok miatt hiányzik). Munkatársaidat a regisztrációs folyamat utolsó lépéseként, illetve a későbbiekben a CÉGEM / FELHASZNÁLÓK menüben hívhatod meg.
Hogyan állíthatom be, hogy a munkatársam mihez férhet hozzá?
A CÉGEM / FELHASZNÁLÓK menüpontban a meghívás pillanatában vagy utólag bármikor állítható az egyes munkatársak jogosultsága. Előre beállított csomagokból is lehet választani (operatív munkatárs / vezető munkatárs), de a jogosultságok egyénre is szabhatóak a „jogosultságok részletes beállítása” opcióval. A részletes beállításokról itt olvashatsz bővebben.
Szeretném, ha kollégám/könyvelőm is hozzáférne az eBIZ-es fiókomhoz. Hol lehet ezt beállítani?
Ha bankkapcsolattal rendelkezik már a vállalkozásod, azaz összekötötted az eBIZ fiókot az OTP Bank számlavezető rendszerével, akkor munkatársaidat és könyvelődet is meghívhatod a CÉGEM / FELHASZNÁLÓK menüpontban.
Ha több cégben is felhasználó vagyok, mindig ugyanazt a jogosultságot használhatom?
Nem, cégenként eltérő jogosultsági köre is lehet ugyanannak a felhasználónak. Az adott vállalkozás admin vezetője (illetve bárki, aki a felhasználók jogosultságait módosíthatja) szerkesztheti a jogokat a CÉGEM / FELHASZNÁLÓK menü alatt.
Hogyan rögzíthetek szállítói számlát a számítógépemről?
A SZÁMLÁIM nézetben kattints az „Új számlát töltök fel” gombra. A számla képét válaszd ki tallózással vagy egyszerűen húzd át a felületre, majd rögzítsd a szükséges adatokat.
Közvetlenül hogyan lehet szállítói számlát beküldeni az eBIZ fiókomba?
A BEÉRKEZŐ FIÓK bal felső sarkában egy e-mail-címet látsz: ez céged egyedi eBIZ e-mail címe, melyet a címre kattintva rögtön a vágólapra is másolhatsz. Erre az e-mail-címre bárhonnan küldhetsz be számlát, és akár beszállítói partnereidnek is megadhatod. Ha ide érkezik számla, arról az alkalmazáson belül és e-mailben is értesítünk.
Tudok törölni tévesen felvitt szállítói számlát?
Amennyiben manuálisan rögzített bejövő számláról van szó, a SZÁMLAMŰVELETEK alatt található „Törlöm a számlát” funkcióval törölheted.
Nem jó minőségű képpel töltöttem fel egy szállítói számlát. Lecserélhetem a képét?
Igen. Válaszd ki a számlát, és a számlaképen található frissítés ikonra kattintva kiválaszthatod az új képet, ezzel az eredetit lecseréled.
Mit kell tennem a BEEÉRKEZŐ FIÓKban lévő számláimmal?
A BEEÉRKEZŐ FIÓK-ban lévő számlákat elfogadhatod vagy elutasíthatod. Az elfogadott számlát ezt követően fel kell dolgoznod és rögzítened annak adatait.
Telefonomról lefotózhatom a szállítói számlámat?
Igen az eBIZ mobil applikáció segítségével készíthetsz fotót a számláról, amelyet a mobilappban fel is dolgozhatsz. Ha inkább a webes felületen szeretnéd rögzíteni a számla adatait, úgy be is küldheted a BEÉRKEZŐ FIÓK-odba.
Hogyan tudom letölteni a számláimat?
A SZÁMLÁIM oldalon tudod kijelölni azokat a számlákat, amelyeket letölteni szeretnél - egyszerre akár 20 tétel erejéig. Ezután a „Kijelöltek letöltése” gombra kattintva elvégezheted a letöltést.
Hogyan tudok egy vagy több számlát gyorsan megtalálni?
A SZÁMLÁIM oldalon belül található Bejövő számlák és Kimenő számlák aloldalon elérhető szűrőkkel lejárat alapján tudod szűkíteni a találatok számát, emellett sorrendbe tudod állítani számláidat a partnerek neve, a számlák státusza vagy a kiállítási dátumok alapján.
Az elektronikus számlát időpecséttel kell ellátni. Erről nekem kell gondoskodnom?
Nem, az eBIZ rendszerben kiállított számláid már rendelkeznek az elektronikus időpecséttel és digitális aláírással a megfelelő tanúsítványokkal, így megfelelnek a hatályos magyar jogszabályi követelményeknek.
Számla rögzítésekor nem találom a partner nevét a keresőben. Mit tehetek?
Előfordulhat, hogy az Opten kereső nem kínálja fel a kívánt cégnevet: ilyenkor általában érdemes a cégnév mezőbe a partner adószámát beírni. Ha erre sincs találat, akkor a kereső alján található, „manuálisan adom meg a cégadatokat” feliratra kattintva adhatod meg a vevőt vagy a szállítót.
Hol tudom ellenőrizni, hogy a számlámat kiküldtem-e?
Az adott számlára kattintva a számlakép felett láthatod a számla kiküldés státuszát. Megnézheted, hogy mikor, milyen e-mail címekre, melyik felhasználó küldte ki az adott számlát vagy fizetési emlékeztetőt.
Hogy tudom újraküldeni a számlát?
Az adott számlára kattintva a számlakép felett láthatod a számla kiküldés státuszát. A számla küldése / számla újraküldése opció választása után megjelenő számlaküldő űrlapot kell kitöltened az újraküldéshez.
Deviza alapú számlát tudok készíteni?
Igen, az eBIZ rendszerben közel 20 féle devizában van lehetőséged számlát kiállítani.
Külföldi vevőm részére angol vagy német nyelvű számlát küldenék. Lehetséges?
Igen, a számlakiállításkor a számla nyelve beállítható. Angol és német nyelv közül választhatsz.
Könyvelőm azt kéri, hogy az e-számláimat kinyomtatva (papíron) juttassam el hozzá. Megtehetem ezt?
Az eBIZ-ben előállított e-számláidat ki tudod nyomtatni a könyvelőd részére, de egyszerűbb és környezetkímélőbb megoldásként javasoljuk, hogy hívd meg céged könyvelőjét is az eBIZ rendszerbe, így egy gombnyomással el tudja érni és ki tudja exportálni céged számláit, csakúgy mint az eBIZ-be regisztrált céged OTP-s bankszámla kivonatát.
Mennyi ideig érem el az általam kibocsátott elektronikus számlákat az eBIZ fiókomban?
Az eBIZ-ben kiállított elektronikus számláidat a törvényben szabályozott ideig, azaz nyolc évig archiváljuk, ez idő alatt bármikor elérhetőek lesznek számodra is, előfizetési csomagtól függetlenül.
Díjbekérőt / Pro forma számlát tudok kiállítani?
Díjbekérőt az eBIZ felületén van lehetőség kiállítani, majd abból egy egyszerű művelettel “Díjbekérőből számla” készítheted el, fizetést követően a számlát.
Elrontottam a számlám, hogy tudom sztornózni?
Kattints ki a téves számlára, majd a számlaképen szereplő SZÁMLAMŰVELETEK menüből válaszd a „Sztornózom” opciót! A kiválasztott számla ekkor sztornózott státuszt kap.
Hasonló számlát szeretnék kiállítani, mint korábban. Van lehetőségem másolni?
Kattints a másolni kívánt számlára, majd a számlaképen szereplő SZÁMLAMŰVELETEK menüből válaszd az „Új számla megegyező adatokkal” opciót. Ezután már csak azokat a mezőket kell újra kitöltened, melyeket meg szeretnél változtatni.
Hogy tudok eredeti és másodpéldányt nyomtatni a hagyományos papíralapú számlámról?
A hagyományos papíralapú számlák esetében már nem szükséges az eredeti példány sorszámozása, valamint az eredeti és másolati példányok megkülönböztetése sem. 2010. április 1-jétől megszűnt a számla példánysorszámozása, vagyis az ezt követően kiállított számlákra már egyáltalán nem kell feltüntetni, hogy 2-es, 3-as példány. Azok a számlázó programok, melyek továbbra is példányszámozzák a számla példányait még a régi – és nem a legújabb jogszabályok – szerint működnek. Jelenleg nincs olyan szabály, ami arra kötelezné a számla kiállítóját, hogy a számlán feltüntesse, hogy az összesen hány példányban készült. Leporellóra vagy blokkméretű papírra nyomtatott számláknál találkozhatunk ilyen jellegű feliratokkal, de ettől függetlenül ez nem kötelező tartalmi eleme a számlának, így nem szükséges ráírni. 2010. szeptember 27-étől nem kell feltüntetni a számlán, hogy az eredeti vagy másolat.
Tudok szállítólevelet, árajánlatot, teljesítési igazolást csatolni a kiküldendő számláim mellé?
Természetesen igen! Az eBIZ-ben kiküldött számláidhoz mellékleteket is csatolhatsz, így még kevesebb időt kell töltened az adminisztrációval. Erről bővebben itt olvashatsz.
Nem számlához kapcsolódó utalásokat (pl. bér- vagy adóutalás) hogyan tudok felvinni?
Az ÁTUTALÁSOK menüben kattints a „További utalási tételt adok hozzá” gombra, és válaszd ki, hogy adó-, bér- vagy egyéb típusú tranzakciót akarsz előkészíteni, majd töltsd ki az utaláshoz szükséges adatokat! Végül állítsd be az utalás aláírásának határidejét (azt, amikor a csomagba kell tenni az utalást)!
Ki tudom egyenlíteni szállítói számláimat az eBIZ rendszeren belül?
Igen, amennyiben OTP-s vállalkozói bankszámlával rendelkezik a céged, a számládat utalási csomagba teheted, majd aláírhatod az utalást. Utalási csomagot a SZÁMLÁIM oldalról vagy az ÁTUTALÁSOK / UTALANDÓ TÉTELEK menüből indítva tudsz összeállítani.
Hogyan jelölhetem leggyorsabban, ha a számlám kifizetésre került?
Az eBIZ-ben tisztán láthatod, hogy melyik partnered fizetett már és melyiknek van elmaradása, lejárt számlája. Az automata összepontozásnak köszönhetően a kiállított számláid és a beérkező utalások automatikusan szinkronizálódnak. A számlalista státusz mezőjében a fizetésre váró ikont egy mozdulattal manuálisan is átállíthatod fizetettre, ha erre van szükség.
Hogyan jelölhetem, hogy milyen módon került kifizetésre a számlám?
A „Fizetés módját jelölöm” opció segítségével tudsz egy-egy számlát a megfelelő banki tranzakcióval vagy az egyéb fizetési módok valamelyikével összepárosítani.
Mi az eBIZ gyorsfizetés?
Ha a számlán szereplő vevőd OTP vállalkozói folyószámlával rendelkezik, a kiküldött számláidra automatikusan egy gyorsutalás fizetési linket teszünk. Erre kattintva a vevőd már az email megnyitása után, pillanatok alatt elutalhatja a számlád ellenértékét, te pedig erről automatikus értesítést is kapsz az eBIZ-ben.
Kinek van joga utalást aláírni ez eBIZ-ben?
Az eBIZ-ben az aláírási jogok külön nem állíthatóak: az OTPdirekt szerződésben meghatározott személyeknek van utalási joguk, a szerződés szerinti mértékben.
Fontos tudni, hogy a szerződés mellett van egy technikai feltétel is: egy felhasználó az eBIZ-ben csak akkor írhat alá utalást, ha az eBIZ fiók össze van már kötve a vállalkozáshoz tartozó OTPdirekt azonosítóval, a megfelelő jelszó használatával.
Milyen módon lehet könyvelői anyagokat letölteni?
A számlákról és a bankkivonatokról a KÖNYVELŐ menüben tudsz export fájlt készíteni, csv, pdf illetve könyvelő porgrammal kompatibilis formában. Jelenleg ezekkel a könyvelő programokkal lehetséges kompatibilis formátumban kinyerni a fájlokat:
- RLB 60
- RLB 60 Kettős
- Kulcssoft
- Infotéka
- Nagy Machinátor
- Hessyn
- Naturasoft
A kompatibilis formátumok körét folyamatosan bővítjük.
Elérheti egy felhasználó a könyvelői funkciókat, ha nem könyvelőként lett meghívva?
Igen, ehhez arra van szükség, hogy a cég admin vezetője a CÉGEM / FELHASZNÁLÓK menüben az adott felhasználó jogosultságainak módosításával aktiválja a könyvelői jogokat. Minderre a „jogosultságok részletes beállítása” opció alatt van lehetőség.
Könyvelőm részére kérdést tennék fel egy számlára vonatkozóan. Hol tehetem meg?
Az adott számla kiválasztása után megjelenő számlakép feletti „Megjegyzést fűzök a számlához” opcióban kérdéseket is feltehetsz. Az esetleges korábbi megjegyzések is itt olvashatóak.
Hogyan tudja előkészíteni az adóutalásaimat a könyvelőm?
A KÖNYVELÉS / UTALÁSI LISTA nézetben a „További utalási tételt adok hozzá” gomb segítségével viheti fel a könyvelő az utalandó adó- és bérjellegű tételeket.